[tintuc]
Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Dịch vụ tổ chức sự kiện đang là một trong những lĩnh vực chiếm vị trí quan trọng trong ngành truyền thông – quảng cáo – dịch vụ giải trí. Đây cũng là hoạt động rất được đầu tư và quan tâm nhiều trong các doanh nghiệp, nhưng tổ chức sự kiện vẫn còn là một khía cạnh vẫn còn nhiều mới mẻ và chưa rõ để nắm bắt.
1.Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện trong tiếng Anh là: event management hoặc event organization, chính là thực hiện các phần của một sự kiện bắt đầu từ lúc hình thành ý tưởng tới khi hoàn thiện và kết thúc chương trình. Điều này nhằm mục đích thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và đối tượng khách hàng mục tiêu. Các sự kiện còn có mục đích đặc biệt hơn, chính là để đánh bóng cho thương hiệu của nhãn hàng nhằm tăng doanh số bán hàng.
2.Tại sao phải tổ chức sự kiện?
Tổ chức sự kiện có nhiều lý do và lợi ích. Nó giúp tăng uy tín, quảng bá thương hiệu, tạo cơ hội giao lưu và kết nối với đối tác và khách hàng, tăng năng suất và sức mạnh kinh doanh, và tạo sự thú vị và bổ ích cho người tham gia sự kiện.
Tổ chức sự kiện cũng là cơ hội để truyền tải thông điệp và giá trị của doanh nghiệp. Tổng quan, tổ chức sự kiện là một phần không thể thiếu và vô cùng quan trọng của chiến lược kinh doanh và quảng bá thương hiệu.
3.Các loại hình tổ chức sự kiện
Tại Việt Nam, sự kiện bao gồm nhiều các lĩnh vực trong đời sống. Do đó, các loại hình tổ chức sự kiện cũng hết sức đa dạng. Phân loại theo mục đích, các sự kiện không nằm ngoài 4 loại sau:
Sự kiện kỉ niệm (Anniversary event): những sự kiện lễ hội hoặc những sự kiện xã hội nhằm mục đích kỉ niệm.
Sự kiện giáo dục (Educational event): những sự kiện được tổ chức nhằm mục đích huấn luyện, truyền đạt thông tin mang tính giáo dục.
Sự kiện tiếp thị (Marketing event): những sự kiện được tổ chức nhằm thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ.
Sự kiện khen thưởng, tri ân (Gratitude event): những sự kiện nhằm mục đích tôn vinh, thể hiện lòng kính trọng đối với những đóng góp của một cá nhân, tập thể.
Sự kiện kỷ niệm thành lập công ty
Sự kiện kỷ niệm thành lập công ty
Nhìn rõ hơn bức tranh về ngành tổ chức sự kiện, hãy điểm lại một số loại hình sự kiện phổ biến hiện nay:
Press Release: PR các hoạt động liên quan đến thông cáo báo chí
Activation Event: Hoạt động kích hoạt thương hiệu, thường là phát sampling, hoạt động tại cửa hàng, trải nghiệm sản phẩm, roadshow event
Business Events: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh
Corporate Events: Các hoạt động sự kiện của doanh nghiệp như các ngày lễ kỷ niệm, sự kiện tri ân, tiệc cuối năm,…
Sport Events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao như ngày hội thể thao công ty, Olympic, giải vô địch bóng đá thế giới FIFA, UEFA
Exhibition Events: Các sự kiện triển lãm, trưng bày, giới thiệu sản phẩm ví dụ như triển lãm Vietbuild, Vietnam Motor Show,…
Shopper Event: Các sự kiện liên quan đến mua sắm như sales giảm giá, sự kiện bán hàng như trong các siêu thị
Fundraising Event: Các hoạt động gây quỹ từ thiện như các chương trình từ thiện cho trẻ em vùng cao, chương trình tết vì người nghèo
Exhibition: Các hoạt động sự kiện triển lãm như Vietnam Expo
Trade Fair: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại
Sales Event: Các sự kiện liên quan đến buôn bán hàng hóa
Festival Event (Festive Event): Sự kiện liên hoan, lễ hội
Concert/Live Performance: Các sự kiện hòa nhạc, đêm nhạc hòa tấu, sự kiện biểu diễn trực tiếp như live show Bằng Kiều, Anh Thơ Live Concert 2022
Government Event: Các sự kiện chính trị của cơ quan nhà nước như đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XIII, chuyển hướng chiến dịch phòng chống COVID-19
Entertainment Event: Các sự kiện hoạt động mang tính chất giải trí
Movie Event: Các hoạt động sự kiện phim ảnh vd như sự kiện ra mắt phim “Bẫy Ngọt Ngào”, phim hành động “578 Sài Gòn”
Product Brand Event: Các hoạt động sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm
Event Show: Chương trình sự kiện
Meeting: Các cuộc họp online hoặc offline
Seminar: Các buổi hội thảo theo chuyên đề
Workshop: Các sự kiện chia sẻ về kiến thức ví dụ như: Gõ Cửa Nhà Sen – Tour De Sen Giải Ngố Để Làm Giàu 2022
Conference: Hội thảo
Convention: Hội nghị
Social and Cultural Event: Các sự kiện về văn hóa, xã hội
Sporting Event: Các sự kiện thể thao (như World cup, Sea Games)
Marketing Event: Các sự kiện nhằm mục đích tiếp thị, quảng bá
Promotional Event: Các sự kiện nhằm mục đích xúc tiến thương mại
Brand and Product Launch: Các sự kiện lễ ra mắt sản phẩm mới
4.Quy trình tổ chức sự kiện
Nhìn chung, quy trình tổ chức sự kiện sẽ được chia làm các giai đoạn như sau:
Giai đoạn trước bắt đầu tổ chức sự kiện
Các công ty tổ chức sự kiện cần thực hiện việc lấy thông tin của các doanh nghiệp về loại hình sự kiện mà họ muốn tổ chức.
Nghiên cứu các yếu tố có thể tác động đến sự kiện như: mục tiêu, ngân sách, nhân sự, các yếu tố ngoại cảnh.
Xây dựng kịch bản ý tưởng và lên kế hoạch cụ thể cho sự kiện, lựa chọn địa điểm tổ chức, thời gian, quy trình tổ chức, quản lý tiến độ chuẩn bị cũng như phương thức phối hợp và làm việc giữa doanh nghiệp và công ty tổ chức sự kiện.
Với kinh nghiệm và khả năng chuyên môn của mình, vai trò và công việc của công ty tổ chức sự kiện cần đưa ra các phương án dự phòng để đảm bảo việc tổ chức sự kiện hạn chế tối đa những rủi ro.
Phân rõ vai trò và thống nhất nhiệm vụ giữa doanh nghiệp và công ty tổ chức sự kiện.
Thiết kế các ấn phẩm, gửi thiệp mời cho khách hàng của doanh nghiệp hoặc người tham gia sự kiện.
Cân đối thời gian và triển khai quảng bá truyền thông cho sự kiện của bạn.
Vận chuyển, lắp đặt, trang trí sự kiện và tổng duyệt trước khi chương trình diễn ra.
Quy trình tổ chức sự kiện
Cần đáp ứng quy trình nghiêm ngặt để sự kiện diễn ra thành công
Giai đoạn thực hiện của sự kiện
Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện.
Tổ chức quản lý và điều hành diễn biến chính của sự kiện.
Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện.
Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện.
Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện.
Đội ngũ nhân viên hậu cần thực hiện các công việc chuẩn bị phía sau cánh gà.
Giai đoạn kết thúc của sự kiện
Sau khi sự kiện diễn ra, chúng ta sẽ tiếp tục làm việc để giải quyết các công việc bao gồm:
Xúc tiến và quảng bá sự kiện.
Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện.
Quản trị tài chính trong quá trình tổ chức sự kiện.
Chăm sóc khách hàng và người tham gia sự kiện.
Đánh giá và rút kinh nghiệm cho những chương trình sau.
5.MẠNH HÙNG EVENT – với vị thế hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành cùng đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện đã tổ chức thành công nhiều và đa dạng sự kiện từ nhỏ đến lớn như: khai trương, sinh nhật, lễ kỷ niệm, giải chạy, khởi công, khánh thành, ra mắt sản phẩm, … Chúng tôi mang đến cho khách hàng của mình giải pháp về sự lựa chọn hoàn hảo, tối ưu và trải nghiệm sự kiện với ý tưởng sáng tạo và mới lạ nhất cho việc tổ chức sự kiện bạn.
Chúng tôi đồng hành cùng khách hàng với vai trò là một chuyên gia tư vấn những giải pháp tổ chức sự kiện mới nhất hiện nay kèm đó là mức chi phí xứng tầm với mong muốn tổ chức sự kiện và chất lượng dịch vụ tốt nhất trên thị trường.
Liên hệ với MẠNH HÙNG EVENT để được tư vấn miễn phí về việc tổ chức sự kiện sắp tới của bạn.
MẠNH HÙNG EVENT - TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỌN GÓI
Hotline:
0986.831.853 - Mr Dũng
0988 653 111 - Mr Hùng
[/tintuc]